–Nu har nästan inga pärmar kvar alls, säger Anna Carlstein.
Varje nytt år innebar att välja ny färg. Antalet pärmar växte och växte.
– Vi hade fyra arbetsrum med två bokhyllor pärmar i varje rum. Jag tror det blev 24 nya pärmar per person och år…– Alla underlag skulle signeras för hand…
– Och så mycket stämplar vi använde!Anna Carlstein, Carina Larsson och Lena Liedberg minns hur det var. På plats i Swedacs nyrenoverade lokaler i Borås berättar trion om förändringen de genomfört.– Tänk hur länge du hade kvar din skrivmaskin, säger Lena till Anna.– Jag blev alltid retad för min skrivmaskin men den var rätt smart att ha!– Faxen, vad var det vi använde den till?
Visst har Annas, Carinas och Lenas arbete successivt förändrats genom åren. I riktning bort från papper, pennor och pärmar. Ett viktigt skifte kom redan 2008 när hanteringen av leverantörsfakturor, de Swedac får från företag eller organisationer som myndigheten anlitar, gjordes om och kom in digitalt – och därmed ögonblickligen automatiskt hittade sin plats i systemet. Kundfakturorna, där det är Swedac som ska ha betalt, digitaliserades ett par år senare.
Den än mer övergripande förändringen av Anna Carlsteins, Carina Larssons och Lena Liedbergs arbetssätt kom i och med att den nya arkivförordningen trädde i kraft februari 2019.
Vad innebar den?
– Från att vi varit tvungna att spara så gott som allt på papper, även det som hanterades digitalt skulle skrivas ut, sättas i pärm och lagras i arkiv – skulle vi nu istället arkivera i princip allting digitalt, säger Carina.
Vari låg den största utmaningen?
– Vi hade mycket att ta hänsyn till när det gällde framför allt säkerhet och beständighet, alltså hur vi skulle kunna lagra på pålitligt sätt, säger Anna.– Vi ringde Riksarkivet och Ekonomistyrningsverket, Riksrevisionen och studerade Arkivförordningen för att försöka förstå och tratta ner det till vår nivå och fatta; vad innebär allt det här för oss och för Swedac?
Vad har ni lärt er?
– Vi har blivit ännu bättre på teamwork. Vi fick helt tänka om när det gäller mappstrukturer till exempel och arbeta oss fram till en gemensam modell. Förändringen sammanföll med pandemin och att vi alla arbetade hemma så man kan säga att digitaliseringen av vårt arbete fick en skjuts av corona.– Idag är vi mycket mer trygga med vår digitala hantering och med nya lagar, regler och förordningar, säger Lena.
Är det någonting i det gamla systemet som ni kan sakna?
– Nej faktiskt inte, säger alla tre och skrattar.
Vad ser ni fram emot?
– Det digitala arbetssättet utifrån Arkivförordningen är nytt både för oss och för revisorerna. Vi kan ännu inte vara helt säkra på att vi tolkat allting rätt. Därför ska det bli spännande nu när det snart gått ett år och vi förhoppningsvis får ett kvitto från revisorerna på att vi gjort allt korrekt, säger de tre ekonomerna som arbetat så länge tätt ihop att det är lite svårt att urskilja vem som säger vad…Oavsett – ingenting är hugget i sten, om revisorerna säger att någon del behöver ändras är Anna Carlstein, Carina Larsson och Lena Liedberg idel öra och ”får helt enkelt ändra till nästa år”.
