Swedacs tillsyn – steg för steg

Vad är tillsyn och hur går den till? Swedacskolan reder ut begreppen och förklarar hur en tillsyn från Swedac går till hos företag som vill bli eller fortsätta vara ackrediterade.

Tillsyn kan definieras som kontrollen av att uppställda rutiner följs. En tillsyn kan skilja sig en del åt beroende på vilken myndighet som gör den, varför den görs och vad som kontrolleras, med mera. Hur Swedacs tillsyn hos sina kunder ska genomföras beskrivs i fastställda rutiner, och på så sätt säkerställs att den uppfyller nationella och internationella krav.

1. Tillsynsplanering

En tillsyn kan initieras utifrån en ansökan från en ny kund eller kan göras utifrån en flerårig tillsynsplanering för en befintlig kund. Swedac beskriver en ackrediteringscykel som fyra år och tillämpar normalt 16 månaders intervaller för sina tillsynsbesök hos varje kund. För helt nya kunder och för vissa specifika teknikområden tillämpas dock ettårsintervaller.

Vad som ska granskas av vem och vilka kravområden som ska fokuseras på planeras i förväg. Utifrån denna första planering fastställer Swedac kompetensbehovet för bedömarteamet, och en omfattande kommuniceringsprocess initieras. Kunden, externa experter och intern personal kontaktas, andra förutsättningar såsom behov av skyddskläder, behov av särskild utrustning med mera fastställs.

Nödvändiga möten med experter och kunder bokas in, och tid och datum för tillsynsbesöket bestäms.

Förutsättningarna för tillsynen och vilka av kundens representanter som behöver närvara kommuniceras också med kunden.

För att kunna effektivera tillsynen begär Swedac att kunden skickar in en del dokumentation i förväg. Förberedelserna fortsätter sedan med granskningen av dessa. Nödvändiga arrangemang för resor och logi ingår också i förberedelserna, och allting sker enligt Swedacs instruktioner och riktlinjer.

Som ett sista steg i planeringsfasen skickas också ett program till kunden där Swedac lämnar en mer detaljerad information om tillsynens upplägg, tider, kravdokumentation, fokusområden och deltagare. Detaljerna diskuteras och stäms av med kunden och justeras vid behov.

2. Genomförande

Hur Swedacs tillsyn ska genomföras beskrivs också i rutiner. Öppnings- och avslutningsmöten, intervjuer med kundens personal, vertikala och horisontella granskningar av kundens system liksom stickprovsgranskning av dokumentation är delar om alltid ingår i tillsynen.

Bevittningar av genomförda uppdrag utgör också en viktig del. För laboratorier och kontrollorgan görs till exempel bevittningarna oftast i samband med det årliga tillsynsbesöket, medan för certifieringsorgan planeras dessa separat och genomförs i form av skuggrevisioner genom att följa med certifieringsorganen när de gör revisioner.

Ett grundläggande krav för tillsyn är att Swedacs personal agerar opartiskt och är saklig, gör objektiva och kompetenta granskningar, samlar tillräckligt många bevis för att bekräfta att reglerna följs och gör en helhetsbedömning av kundens verksamhet.

3. Rapportering och uppföljning

Iakttagelserna från tillsynen stäms av med kunden och rapporteras. I samband med rapportering kommuniceras också hur iakttagelserna kommer att hanteras vidare. Även här tillämpas fastställda rutiner och tidsramar av Swedacs personal. Slutligen avslutas ett tillsynsuppdrag med uppdatering av kundens fleråriga tillsynsplanering och beslut om status för kundens ackreditering.

 

Fakta kring tillsyn

Syftet med tillsyn är att bekräfta att krav hos en kund uppfylls.

Tillsyn kan vara regelbunden eller göras vid behov.

Kan göras anmäld eller oanmäld. Nästan alla Swedacs tillsynsbesök föranmäls. Det finns dock ett område, fordonsbesiktning, där en stor del av tillsynen regelbundet görs oanmäld.

Olika metoder när en tillsyn ska ske: revision på plats hos den ackrediterade eller observation när arbete utförs.

Efter första fyra årens tillsyn sker Swedacs intervaller normalt med tre besök på fyra år.

Områdesexperter

För att förstå en verksamhet och göra en korrekt bedömning krävs att tillsynspersonalen har tillräcklig kompetens inom området som ska granskas. Därför har Swedac avtal med många externa bedömare som anlitas för uppdrag inom olika områden.

 

Texten är hämtad från Swedac magasin.

Swedac Magasin

Arkiv fram till sista numret 2018.