Att inte följa upp upphandlingar kan gynna oseriösa aktörer

Drygt hälften av kommunerna i Stockholms län saknar en skriftlig rutin för att säkerställa att alla krav efterlevs vid en upphandling. Det visar en undersökning som LO-distriktet i Stockholms län genomför varje år. Samtidigt har uppföljning av upphandlingar blivit en het fråga. Swedac menar att ackrediterad provning, kontroll eller certifiering kan förenkla uppföljningen av en upphandling.

Att inte följa upp upphandlingar kan gynna oseriösa aktörer

I Sverige upphandlar vi i stora volymer. Bara värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige är 642 miljarder kronor. En upphandlad leverantör ska vara både kostnadseffektiv och hålla en hög kvalitet. Men för att den upphandlande organisationen ska få kvalitet över tid kan leverantörer inte bara uppfylla krav vid tidpunkten för upphandling.

För att säkerställa att leverantören lever upp till sina åtaganden och att den som upphandlat verkligen får vad den betalar för under avtalsperioden bör någon form av uppföljning ske. Det kan ske på olika sätt, och ackrediterad provning, kontroll eller certifiering är möjliga verktyg.

Ackreditering sker återkommande med regelbundna kontroller av en objektiv utomstående part. Det innebär en form av kvalitetssäkring och uppföljning som är tryggt och fungerar över tid.

– Att inte följa upp riskerar att gynna oseriösa aktörer som utger sig att följa kraven, men inte gör det i praktiken. Ackreditering är dessutom flexibelt och kan tillämpas inom en mängd olika områden. Oberoende av vad som upphandlas fungerar systemet på likvärdigt sätt, säger Magnus Pedersen, utredare på Swedac.

Medan hälften av kommunerna i Stockholm saknar en skriftlig rutin för uppföljning har Göteborgs stad tagit fram nya rutiner och processer för förvaltningens ramavtal, som ska stödja kontroll och uppföljning. Förvaltningen har som mål för sina drygt 3 000 ramavtal att kraven i vart och ett av dem ska följas upp två gånger under dess livstid.

– Vi vet att uppföljning är en av nycklarna för att skapa god affär. Det är lätt att ställa krav, men det är tuffare att se till att de följs upp. Gör vi inte det riskerar vi att gynna dem som inte gör rätt för sig och därmed blir de seriösa negativt behandlade, säger Henrik Karlsson, direktör för förvaltningen inköp och upphandling vid Göteborgs stad.

Upphandlingsindex Stockholms län 2017